Zamówienie atrakcji na event firmowy powinno zaczynać się od briefu, a nie od pytania „ile kosztuje największy pokaz?”. Dostawca musi wiedzieć, jaki jest cel spotkania, liczba gości, charakter miejsca i rola finału w programie. Firma zamawiająca powinna z kolei rozumieć, co obejmuje usługa, jakie informacje musi dostarczyć i kto podejmuje decyzje, gdy warunki się zmienią.
Opisz wydarzenie przed wyborem efektu
W dobrym briefie są data, orientacyjny harmonogram, typ przestrzeni, charakter publiczności i ograniczenia obiektu. Warto dopisać, czy w pobliżu są mieszkańcy, zwierzęta lub inne wydarzenia oraz czy finał ma być głośny, czy raczej kameralny. To nie jest formularz dla samej formalności: te dane pozwalają od razu odrzucić pomysły, które nie pasują do sytuacji.
Weco na stronie „O nas” deklaruje organizację profesjonalnych pokazów sztucznych ogni, obok sprzedaży hurtowej i detalicznej. To wskazówka, że pytanie o usługę warto skierować do firmy bezpośrednio, zamiast próbować złożyć firmowy finał z przypadkowych produktów katalogowych. Opis baterii złożonych może pomóc rozpoznać jedną grupę oferty, ale nie zastępuje wyceny i oceny miejsca.
Zapytaj o zakres odpowiedzialności
W rozmowie warto ustalić, kto sprawdza lokalizację, przygotowuje scenariusz, kontaktuje się z zarządcą obiektu i informuje organizatora o ograniczeniach. Trzeba też wiedzieć, co stanie się przy niesprzyjającej pogodzie lub zmianie programu. Nawet jeśli firma rozważa skromniejszą oprawę związaną z kategorią fontann, przydatność konkretnego rozwiązania wynika z warunków i danych produktu, a nie z nazwy kategorii.
Brief powinien kończyć się decyzją, kto zatwierdza ostateczny plan. W firmie często uczestniczą w tym dział marketingu, zarządca obiektu i osoba prowadząca wydarzenie. Jeśli ustalenia pozostaną tylko w rozmowach telefonicznych, łatwo o rozbieżności w harmonogramie i komunikacji dla gości.
Efekt ma służyć celowi spotkania
Jeśli event ma budować relacje z partnerami, finał nie powinien przerywać rozmów w najważniejszym momencie. Jeśli jest inauguracją projektu, może symbolicznie zamknąć część oficjalną. Przygotowanie dobrego briefu ułatwia również decyzję o rezygnacji z pirotechniki, kiedy bardziej odpowiednia okaże się inna forma oprawy.