Firma może zamówić atrakcyjny program wydarzenia i nadal nie wiedzieć, czy osiągnęła swój cel. Fakt wykonania usługi nie jest tym samym co efekt marketingowy. W podsumowaniu warto rozdzielić to, co dostawca zrealizował, od tego, co organizator chciał dzięki temu uzyskać.
Przypisz ustalenia do wykonawcy
Jeżeli zamówiono profesjonalny pokaz sztucznych ogni, zapisz zakres potwierdzony w rozmowie i rezultat wykonania tej usługi. Nie dopisuj odpowiedzialności za liczbę kontaktów sprzedażowych, jeśli nie była przedmiotem współpracy. Dokumentacja powinna odpowiadać na proste pytanie: co miało zostać dostarczone i co rzeczywiście się odbyło? To inny poziom oceny niż wrażenia uczestników.
Nie oceniaj sukcesu liczbą w katalogu
Baterie 25-strzałowe i grupa baterii 49-strzałowych ilustrują sposób porządkowania asortymentu, nie wskaźniki skuteczności eventu. Większa liczba w nazwie nie dowodzi większego zainteresowania marką. Jeżeli firma liczy zapytania po wydarzeniu, powinna opisać sposób zbierania tych danych oraz ograniczenia porównania. Zainteresowanie atrakcją i zainteresowanie ofertą mogą dotyczyć różnych osób.
Przygotuj użyteczny wniosek na następną edycję
Podsumowanie powinno kończyć się decyzją wynikającą z danych: co powtórzyć, co zmienić i czego nie potwierdzono. Dodaj obserwacje zespołu obsługującego gości, szczególnie dotyczące jakości rozmów. Jeżeli wyniku nie da się przypisać jednej atrakcji, nie udawaj takiej pewności. Dobra notatka może zawierać nierozstrzygnięte pytanie i propozycję lepszego pomiaru. Jest wtedy bardziej przydatna od efektownego slajdu, który przypisuje całemu wydarzeniu sukces na podstawie kilku najbardziej udanych zdjęć.
Nie łącz dwóch różnych podsumowań
Lista wykonanych usług odpowiada na pytanie, co zostało uzgodnione i zrealizowane. Ocena marketingowa dotyczy natomiast tego, jak wydarzenie odebrali uczestnicy i jakie działania podjęli później. Pierwszy dokument może być kompletny nawet wtedy, gdy nie prowadzono pomiaru drugiego. W praktyce warto zapisać zrealizowany zakres, źródło potwierdzenia i sprawy wymagające dalszej odpowiedzi. Obok można umieścić obserwacje zespołu, wyraźnie oznaczone jako obserwacje, nie wyniki badania. Jeśli brakuje danych o sprzedaży po wydarzeniu, nie wypełniaj tej luki liczbą gości. Taki podział ułatwia rozmowę zarówno z wykonawcą oprawy, jak i z działem odpowiedzialnym za dalszy kontakt z uczestnikami.