W dwóch placówkach ten sam towar bywa opisany inaczej: skrótem marki, nazwą potoczną albo numerem wpisanym przy pierwszej dostawie. Przy przesunięciu magazynowym pojawia się wtedy pytanie, czy chodzi o identyczną pozycję. Wspólna kartoteka powinna powstać przed przenoszeniem zapasu, a nie po pierwszej pomyłce.
Zapisz identyfikator niezależny od lokalnej nazwy
Przegląd asortymentu Kolpharma pomaga rozpoznać rodziny produktów. W kartotece potrzebne są jednak konkretne warianty, jednostki sprzedaży i potwierdzone oznaczenia. Nazwa używana przez pracowników może być wygodnym skrótem, lecz nie powinna stanowić jedynej podstawy zamówienia lub przesunięcia.
Przykładowo SANOHRA Fly i Swim z wariantami użytkownika nie powinny występować pod jednym ogólnym wpisem. Przygotuj wspólny wzór nazwy i dodatkowe pole na identyfikator. Nie zakładaj, że kolor pudełka zawsze rozstrzygnie wybór, szczególnie po zmianie grafiki opakowania.
Ustal, kto zatwierdza aktualizację
Jeżeli jedna placówka otrzyma nowe materiały, druga powinna dostać tę samą wersję danych. Wyznacz osobę odpowiedzialną za weryfikację źródła oraz datę zmiany. Pracownicy mogą zgłaszać różnice, ale nie powinni samodzielnie dopisywać parametrów na podstawie pamięci albo przypadkowego opisu w internecie.
Informacje o dystrybutorze Kolpharma ułatwiają przygotowanie konkretnego zapytania o oznaczenia lub materiały. Wymień rodzinę i wariant oraz pokaż, które pole budzi wątpliwości. Zbiorcza prośba o „wszystkie informacje” zwykle trudniej prowadzi do zamknięcia rozbieżności.
Sprawdź zgodność przy przesunięciu
Przed przekazaniem towaru porównaj nazwę w dokumencie, etykietę fizycznego opakowania i jednostkę liczenia. Po odbiorze sprawdź te same dane w drugiej placówce. Pudełko zbiorcze i pojedyncza sztuka nie powinny mieć niejednoznacznie opisanej ilości.
Zachowaj także informację, które zdjęcie oraz opis obowiązują w danym kanale sprzedaży. Wspólna kartoteka nie musi oznaczać identycznego układu półek; każda placówka może mieć inne warunki. Ma natomiast sprawić, że ta sama nazwa i identyfikator odnoszą się do tej samej pozycji. Taki porządek ogranicza potrzebę ciągłego tłumaczenia lokalnych skrótów i pozwala rozpatrywać różnice w danych, zanim staną się błędem w paczce.
Ilustracja poglądowa wygenerowana komputerowo; nie przedstawia rzeczywistych produktów, opakowań ani siedziby Kolpharma.